Cuaderno, Excel o software: ¿cuál cumple con la ley de datos en Chile?
Ya sabías que el cuaderno te cuesta plata. Ahora también te puede costar una multa.
En un post anterior explicamos por qué el cuaderno y la calculadora te están costando plata: horas perdidas, errores de cálculo, información irrecuperable. Si no lo leíste, vale la pena que le eches un ojo porque el argumento sigue vigente.
Pero hoy hay un problema nuevo. Con la Ley 21.719 de Protección de Datos Personales, que entra en vigencia en diciembre de 2026, ese cuaderno donde anotas nombres, RUTs, teléfonos y direcciones de tus clientes ya no es solo un método ineficiente. Es un riesgo legal.
No importa si tienes un almacén, una peluquería, un taller mecánico o un local de comida. Si guardas datos personales de tus clientes — y la gran mayoría de los negocios lo hacen — la ley te exige cumplir con estándares mínimos de seguridad. Y el cuaderno no cumple ninguno.
Qué exige la ley para guardar datos de clientes
La Ley 21.719 establece obligaciones claras para cualquier persona o empresa que trate datos personales. No distingue entre grandes corporaciones y PyMEs: si tienes datos de clientes, tienes responsabilidades.
Los requisitos más relevantes para tu negocio son:
- Medidas de seguridad proporcionales al riesgo: Debes proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida o destrucción.
- Capacidad de localizar y eliminar datos: Si un cliente te pide que borres su información, tienes que poder hacerlo.
- Demostrar qué datos tienes y por qué: La autoridad puede pedirte que expliques qué datos guardas, con qué finalidad y cómo los proteges.
- Protección contra acceso no autorizado: No cualquiera debería poder ver los datos de tus clientes.
- Notificación en caso de brecha: Si los datos se filtran o se pierden, tienes que poder detectarlo y notificarlo.
Si quieres profundizar en qué datos puedes guardar legalmente y cuáles no, revisa nuestra guía sobre qué datos de clientes puedes almacenar con la nueva ley.
Ahora la pregunta real: ¿tu sistema actual cumple con esto?
La gran comparación: cuaderno vs. Excel vs. software
Vamos directo al grano. Así se comparan las tres opciones frente a lo que exige la ley:
| Requisito Ley 21.719 | Cuaderno | Excel | Software |
|---|---|---|---|
| Seguridad de acceso | ❌ Cualquiera lo abre | ⚠️ Contraseña básica | ✅ Login + permisos por usuario |
| Buscar datos de un cliente | ❌ Hojear páginas | ⚠️ Ctrl+F si sabes el archivo | ✅ Búsqueda instantánea |
| Eliminar datos a pedido | ❌ Tachar con lápiz | ⚠️ Borrar fila, sin auditoría | ✅ Un clic, con registro |
| Respaldo ante pérdida | ❌ Se pierde, se moja, se quema | ⚠️ Si haces backup manual | ✅ Respaldo automático en nube |
| Registro de quién accedió | ❌ Imposible | ❌ No nativo | ✅ Log de actividad |
| Notificar brecha de datos | ❌ Ni sabrías que pasó | ❌ Difícil detectar | ✅ Alertas automáticas |
| Demostrar cumplimiento | ❌ Nada que mostrar | ⚠️ Parcial | ✅ Reportes de cumplimiento |
La tabla habla sola. Pero vamos a desglosar cada caso para que quede claro por qué.
El cuaderno: cero cumplimiento
El cuaderno es el peor escenario desde el punto de vista de protección de datos. No tiene ninguna de las características que la ley exige:
- Sin control de acceso: Cualquier persona que pase por tu mesón puede abrirlo y ver nombres, RUTs y teléfonos de todos tus clientes. Un empleado, un proveedor, un desconocido.
- Sin trazabilidad: No hay forma de saber quién vio qué datos ni cuándo. Si alguien copia un número de teléfono o un RUT, nunca te vas a enterar.
- Sin respaldo: Un incendio, una inundación, un robo — y todos los datos de tus clientes desaparecen. No hay copia de seguridad posible. ¿Vas a fotocopiar el cuaderno cada noche?
- Sin capacidad de búsqueda ni eliminación eficiente: Si un cliente te pide que elimines sus datos, tienes que revisar página por página. Y “tachar con lápiz” no es eliminar — la información sigue siendo legible.
- Sin detección de brechas: Si alguien accede a los datos sin permiso, no tienes forma de saberlo ni de notificarlo.
Ojo: La ley no dice “si eres chico, no importa”. Dependiendo de la gravedad, las multas van desde 5.000 UTM para infracciones leves hasta 20.000 UTM (más de $1.320 millones en 2026) para las gravísimas. No es un riesgo teórico — son multas reales que aplican a cualquier negocio que trate datos personales sin las medidas adecuadas.
Excel: mejor, pero no suficiente
Excel es un paso adelante respecto al cuaderno. Puedes ponerle contraseña a un archivo, puedes buscar datos con Ctrl+F, puedes borrar una fila. Pero tiene problemas serios que lo hacen insuficiente para cumplir con la ley:
- La protección por contraseña es débil: Las contraseñas de archivos Excel se pueden romper con herramientas gratuitas en minutos. No es una medida de seguridad real.
- Los archivos se copian sin control: Un pendrive, un correo, un WhatsApp. Una vez que el archivo sale de tu computador, perdiste el control de esos datos. Y legalmente, sigues siendo responsable.
- No hay auditoría: Si borras la fila de un cliente, no queda registro de que lo hiciste, cuándo ni quién lo hizo. La ley te pide poder demostrar cumplimiento.
- El respaldo depende de ti: Si no haces backup manual y regular, un disco duro dañado o un virus te puede borrar todo. ¿Cada cuánto haces respaldo? ¿Alguna vez lo has probado?
- El control de versiones es un caos: “Clientes_final.xlsx”, “Clientes_final_v2.xlsx”, “Clientes_final_definitivo.xlsx”. ¿Cuál es el archivo correcto? ¿Cuál tiene los datos actualizados?
Importante: Tener datos personales en un archivo de Excel en un computador sin cifrado de disco y sin contraseña de usuario es, en la práctica, lo mismo que tenerlos en un cuaderno abierto. Si te roban el notebook, te robaron los datos de todos tus clientes.
Excel sirve para hacer cálculos. Para cumplir con una ley de protección de datos, simplemente no fue diseñado. Si quieres entender más a fondo las limitaciones de Excel para gestionar un negocio, lee nuestra comparación entre Excel y software de gestión.
El software: diseñado para cumplir
Un software de gestión moderno no es solo más cómodo — está diseñado para manejar datos de forma segura y auditable. Esto es lo que ofrece:
- Control de acceso por usuario: Cada persona tiene su propia cuenta con permisos específicos. El vendedor ve lo que necesita ver, el dueño ve todo, y nadie más accede.
- Respaldo automático en la nube: Los datos se guardan automáticamente en servidores seguros. Si tu computador se quema, tus datos siguen intactos.
- Búsqueda y eliminación en segundos: Un cliente te pide borrar sus datos, buscas su nombre, un clic y listo. Con registro de que lo hiciste, cuándo y quién lo autorizó.
- Log de actividad: El sistema registra quién accedió a qué datos y cuándo. Si la autoridad te lo pide, puedes mostrarlo.
- Cifrado de datos: La información viaja y se almacena cifrada. Aunque alguien intercepte los datos, no puede leerlos.
- Alertas y monitoreo: Si ocurre algo anormal — un acceso sospechoso, un intento de descarga masiva — el sistema lo detecta.
No necesitas ser experto en tecnología para usar un software así. Si quieres saber cómo elegir el correcto sin enredarte, tenemos una guía para elegir software sin saber de tecnología.
El argumento del costo, revisitado
Siempre aparece la misma objeción: “pero el cuaderno es gratis”. Ya demostramos en el post anterior que esa afirmación es falsa cuando consideras el tiempo y los errores. Ahora sumamos la variable legal:
| Cuaderno | Excel | Software | |
|---|---|---|---|
| Costo directo | ”Gratis" | "Gratis” | |
| Riesgo de pérdida de datos | ❌ Alto | ⚠️ Medio | ✅ Bajo |
| Riesgo legal (Ley 21.719) | ❌ Máximo | ⚠️ Alto | ✅ Mínimo |
| Tiempo en tareas manuales | ❌ 28+ hrs/mes | ⚠️ 15+ hrs/mes | ✅ ~5 hrs/mes |
| Capacidad de demostrar cumplimiento | ❌ Nula | ⚠️ Parcial | ✅ Completa |
Piénsalo así: ¿qué es más caro, 1 UF al mes o una multa de hasta 20.000 UTM?
Incluso sin llegar a la multa máxima, el solo hecho de tener que responder a un reclamo ante la Agencia de Protección de Datos sin poder demostrar que cumplías las normas ya es un problema serio. Un problema que se evita completamente con la herramienta correcta.
En simple: El cuaderno te cuesta plata, te cuesta tiempo y ahora te puede costar una multa. La cuenta no da por donde la mires.
Pasa del cuaderno a la tranquilidad
CERTAIN no es solo un software de gestión — es tu forma de cumplir con la ley de datos sin esfuerzo. Datos seguros, acceso controlado, respaldos automáticos y la capacidad de responder a cualquier solicitud de un cliente o de la autoridad.
La ley llega en diciembre. Tu cuaderno no está preparado. Contáctanos y te mostramos cómo hacer la transición.