Cómo administrar una ferretería en Chile: inventario, boletas y control de stock
La ferretería: uno de los negocios más difíciles de controlar
Si tienes una ferretería, ya lo sabes: manejas miles de productos distintos. Tornillos de 20 medidas diferentes, clavos de 15 tipos, pinturas en 50 colores, herramientas manuales, herramientas eléctricas, material eléctrico, gasfitería, adhesivos, abrasivos, cerraduras, cadenas, mangueras. Y eso solo es el principio.
A diferencia de una tienda de ropa o un almacén, una ferretería puede tener fácilmente entre 3.000 y 10.000 SKUs. Muchos de ellos se venden por unidad, otros por metro, otros por kilo, otros por caja. Algunos cuestan $50 y otros $200.000. El rango es absurdo.
Y el problema más común: la mayoría de las ferreterías tienen productos que compraron hace 3 años todavía juntando polvo en algún rincón de la bodega. Plata muerta que nadie contabiliza.
Si llevas tu ferretería con cuaderno y calculadora, el caos es inevitable. No porque seas desordenado, sino porque la cantidad de variables que manejas es demasiada para un sistema manual.
La pesadilla del inventario: no se vence, pero sí se vuelve obsoleto
A primera vista, el inventario de una ferretería parece más fácil que el de un restaurante o un almacén: los productos no se pudren. Un paquete de tornillos puede estar 5 años en la estantería y sigue siendo un paquete de tornillos.
Pero eso es una trampa. Que no se venza no significa que no pierdas plata.
Los productos de ferretería se vuelven obsoletos por varias razones:
- Cambios normativos: Nuevas regulaciones eléctricas o de gasfitería hacen que ciertos productos queden fuera de norma.
- Líneas descontinuadas: El fabricante deja de producir ese modelo de cerradura o ese tipo de fitting.
- Cambios de color o formato: La pintura que tenías ya no coincide con la carta vigente del fabricante.
- Evolución tecnológica: Las ampolletas incandescentes fueron reemplazadas por LED. Si todavía tienes stock de las viejas, eso es plata perdida.
Pero el problema más grande no es la obsolescencia. Es no saber qué tienes ni dónde está. Un cliente te pide un codo de PVC de 3/4” y pasas 10 minutos buscándolo entre cajas. ¿Estaba en la bodega? ¿Se acabó? ¿Lo cambiaste de lugar? Nadie sabe.
Ese tiempo perdido es dinero. Y esa venta que no se concreta porque “no lo encontramos” es plata que se fue a la ferretería de al frente.
Un control de inventario real empieza por saber exactamente qué tienes, cuánto tienes y dónde está. Sin eso, todo lo demás es adivinar.
La complejidad de los precios: márgenes que varían por línea
No todos los productos de ferretería dejan el mismo margen. Y si no lo sabes, puedes estar vendiendo mucho de lo que menos te conviene.
| Línea de productos | Margen bruto típico |
|---|---|
| Herramientas manuales (alicates, llaves, destornilladores) | 30% – 40% |
| Tornillería y fijaciones | 40% – 60% |
| Pinturas y esmaltes | 20% – 25% |
| Material eléctrico (cables, enchufes, interruptores) | 25% – 35% |
| Gasfitería (cañerías, fittings, llaves de paso) | 30% – 40% |
| Herramientas eléctricas | 15% – 25% |
| Adhesivos y sellantes | 35% – 50% |
Esto significa que vender $100.000 en tornillería te puede dejar $50.000 de margen, mientras que $100.000 en pinturas te deja solo $22.000. La diferencia es enorme.
El otro problema clásico: precios que cambian según quién pregunte. Si tú, tu socio y tu vendedor dan precios distintos para el mismo producto, estás perdiendo consistencia y credibilidad. Y probablemente estés regalando margen sin darte cuenta.
Si no tienes claro cuánto te queda realmente de cada venta, no puedes tomar buenas decisiones sobre qué comprar, qué promocionar y qué dejar de vender.
Regla simple: Define un precio fijo para cada producto basado en su costo + margen objetivo. Si quieres dar descuentos por volumen, que sea una política clara, no un capricho del momento.
Proveedores: 15, 20, 30… y cada uno con sus condiciones
Una ferretería típica trabaja con 15 a 30 proveedores distintos. Cada uno con sus propias condiciones:
- Plazos de pago: Algunos a 30 días, otros a 60, otros solo contado.
- Mínimos de compra: Para acceder al mejor precio tienes que comprar un volumen mínimo.
- Descuentos por volumen: Compras grandes tienen mejor precio, pero te llenas de stock.
- Productos estacionales: Mangueras y riego en verano, estufas y calefactores en invierno.
- Fletes: Algunos incluyen despacho, otros no. El flete puede comerse tu margen si no lo consideras en el costo.
El desafío es llevar registro de qué compraste, a quién, cuándo, a qué precio y en qué condiciones. Sin eso, no puedes comparar proveedores, no puedes reclamar si algo viene mal y no puedes negociar mejores condiciones.
Si tu registro de compras es un taco de facturas en un cajón, estás operando a ciegas. Un buen control de gastos incluye saber exactamente cuánto le debes a cada proveedor y cuándo vencen esos pagos.
Boleta o factura: el día a día tributario de la ferretería
En una ferretería, la mezcla de clientes es muy particular:
- Persona natural: El vecino que viene a comprar un kilo de clavos y un tarro de pintura. Necesita boleta.
- Maestro o contratista: Compra materiales para una obra. A veces paga en efectivo (boleta), a veces necesita factura porque le va a cobrar a su cliente.
- Empresa constructora: Compra en volumen y siempre necesita factura para su contabilidad y crédito fiscal.
Cada uno de estos documentos tiene reglas distintas ante el SII, y tienes que emitirlos correctamente. No puedes “dejarlo para después” ni anotarlo en un cuaderno.
Si no estás seguro de cómo manejar la emisión de boletas electrónicas, vale la pena ordenar ese tema antes de que el SII te lo ordene por ti.
Dato clave: Toda venta debe tener su documento tributario, sin importar el monto. Incluso la bolsa de tornillos de $500 necesita su boleta. El SII cruza tus compras a proveedores con tus ventas declaradas, y si los números no coinciden, llegan las preguntas incómodas.
Stock lento: la plata que tienes atrapada en la bodega
Este es uno de los problemas más silenciosos de las ferreterías. Tienes $2.000.000, $5.000.000 o más en productos que no se mueven. Están ahí, ocupan espacio, y ese dinero podría estar invertido en productos que sí se venden.
¿Cómo identificar el stock lento?
- Revisa qué productos no se han vendido en los últimos 90 días. Si llevas un registro, esto es fácil. Si no llevas registro, ya encontraste el primer problema.
- Calcula cuánto dinero representan esos productos. El número te va a sorprender.
- Decide qué hacer: Liquidar con descuento, armar combos, devolver al proveedor (si la condición comercial lo permite) o asumir la pérdida y liberar el espacio.
La lógica es simple: un tornillo a mitad de precio que se vende hoy es mejor que un tornillo a precio completo que va a seguir juntando polvo 2 años más. La plata en la caja siempre vale más que la plata en la bodega.
Errores que le cuestan plata a las ferreterías
- No usar código de barras ni codificación interna: Con miles de productos, identificar cada uno por nombre es un desastre. Necesitas un código único por producto.
- Poner precios de memoria: “Ese tornillo vale como 1.500… o era 1.800”. Si el precio no está registrado, estás regalando margen o perdiendo ventas por cobrar de más.
- No saber qué se vende más: ¿Cuáles son tus 50 productos más vendidos? Si no lo sabes, no puedes asegurar que siempre estén en stock.
- Mezclar la plata del negocio con la personal: Sacas $20.000 de la caja para un gasto personal y no lo anotas. Al final del mes, la caja no cuadra y no sabes por qué.
- No emitir boleta en ventas chicas: “Son $800, ¿para qué boleta?” Para cumplir la ley, para tener registro y para que tus números cuadren con el SII.
- No negociar con proveedores: Si llevas años comprándole al mismo proveedor y nunca has pedido mejor precio, estás pagando de más. Con datos de compra en la mano, la negociación es mucho más efectiva.
- Confiar en la memoria para el stock: “Creo que quedan como 20 de esos”. Creer no es saber. Y cuando el cliente necesita 25, el “creo” te cuesta la venta.
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