Cómo elegir un software para tu negocio si no sabes nada de tecnología

No necesitas ser experto para elegir bien

Cuando escuchas “software de gestión”, probablemente piensas en algo complicado, lleno de menús, botones y configuraciones que solo un ingeniero puede entender. Y esa imagen te frena.

Pero elegir un software para tu negocio no es como elegir un computador. No necesitas saber de RAM, de servidores ni de integraciones. Solo necesitas saber qué problemas quieres resolver y hacer las preguntas correctas.

Esta guía es para dueños de PyMEs que no son tecnológicos, pero que saben que necesitan algo mejor que el cuaderno o Excel.

Señales de que tu negocio necesita un software

No todos los negocios necesitan un software desde el día uno. Pero si te identificas con tres o más de estas señales, probablemente ya es hora:

• Pierdes tiempo haciendo tareas administrativas que podrían ser automáticas.
• No sabes cuánto vendiste esta semana sin ponerte a sumar.
• El F29 te toma más de una hora cada mes.
• Tu inventario no cuadra con lo que realmente tienes.
• No puedes ver el estado de tu negocio desde fuera del local.
• Has cometido errores en boletas, facturas o declaraciones por hacerlo manual.
• Sientes que tu negocio creció pero tu forma de gestionarlo se quedó igual.

Si ya estás en este punto, no es un lujo. Es una necesidad.

Qué debe tener un software para PyMEs (checklist)

Antes de evaluar opciones, ten claro qué es lo mínimo que necesitas:

• Boletas electrónicas integradas con el SII: No “compatibles”, sino que emitan boletas válidas directamente.
• Control de gastos: Registrar cada gasto con categoría y comprobante.
• Inventario: Que se actualice solo con cada venta.
• Reportes claros: Ventas del día, del mes, márgenes. Sin tener que armar nada.
• Acceso desde el celular: Tu negocio no se detiene cuando sales.
• Soporte en español: Parece obvio, pero muchos software son extranjeros sin soporte local.
• Sin instalación: Que funcione en el navegador, sin descargar nada.

Si un software no cumple con al menos 5 de estos puntos, sigue buscando.

Lo que NO deberías aceptar

Hay prácticas comunes en la industria del software que deberías evitar:

• Contratos de permanencia: Si te obligan a quedarte 12 o 24 meses, desconfía. Un buen software te retiene porque te sirve, no porque firmaste.
• Cobro por cantidad de boletas: Algunos cobran extra si emites más de cierta cantidad. Eso penaliza tu crecimiento.
• Costos de implementación: Si te cobran $500.000 solo por “configurarlo”, el software no es simple.
• Funciones esenciales como “módulos premium”: Si el inventario o los reportes son un cobro adicional, estás pagando por partes algo que debería venir completo.
• Capacitaciones obligatorias: Si necesitas un curso para usarlo, no está bien diseñado.

Preguntas que debes hacer antes de contratar

Antes de decidirte, haz estas preguntas al proveedor:

1. ¿Puedo probarlo antes de pagar? Si no ofrecen prueba, ¿cómo sabes si te sirve?
2. ¿Qué pasa si quiero cancelar? La respuesta debería ser “cancelas y listo”. Sin multas, sin trámites.
3. ¿El precio incluye todo? Boletas, inventario, reportes, soporte. Todo.
4. ¿Funciona desde el celular? No una versión limitada, sino la versión completa.
5. ¿Cómo es el soporte? ¿Ticket por email que tarda 3 días o respuesta rápida por WhatsApp?
6. ¿Mis datos son míos? Si cancelo, ¿puedo descargar mi información?

Las respuestas te van a decir mucho más que cualquier demo.

”¿Y si no me gusta?” — Prueba sin compromiso

El miedo principal de adoptar un software es: “¿Y si pago y no me sirve?”. Es un miedo válido.

Por eso, busca opciones que te permitan probar sin riesgo:

• Período de prueba gratuito: Algunos software te dan 7 o 14 días para usarlo sin pagar.
• Sin contrato: Si puedes cancelar el primer mes sin penalización, el riesgo es mínimo.
• Precio accesible: Si el costo mensual es bajo, la barrera para probar también lo es.

La peor decisión no es elegir el software equivocado. Es no elegir ninguno y seguir perdiendo tiempo y plata con métodos manuales.

CERTAIN: diseñado para los que no son tecnológicos

CERTAIN nació con una premisa simple: si sabes usar WhatsApp, sabes usar CERTAIN. No necesitas conocimientos técnicos, no necesitas un técnico que lo configure y no necesitas capacitaciones.

Boletas electrónicas, gastos, inventario, reportes y cumplimiento SII. Todo incluido en un solo precio, sin contratos, sin permanencia, sin sorpresas. Y si no te convence, cancelas y listo.

Porque la tecnología debería facilitarte la vida, no complicártela. Contáctanos y te ayudamos a elegir bien.