Cómo controlar el inventario de tu negocio sin perder plata
El inventario invisible: cuánta plata pierdes sin saberlo
Hay un número que la mayoría de los dueños de PyMEs no conoce: cuánto dinero tienen parado en productos que no se venden, cuánto pierden por productos vencidos y cuánto se les “desaparece” sin explicación.
En Chile, se estima que las PyMEs pierden entre un 5% y un 10% de su inventario al año por merma, robo hormiga y mala gestión. Si tu negocio maneja $5.000.000 en stock, eso puede significar hasta $500.000 al año que simplemente se esfuman.
Y lo peor: si no tienes un sistema de control, ni siquiera sabes que estás perdiendo.
Señales de que tu inventario está fuera de control
Revisa si te identificas con alguna de estas situaciones:
- No sabes exactamente qué tienes: Si te preguntan cuántas unidades de un producto tienes, necesitas ir a contar.
- Vendes algo y después descubres que no te queda: El cliente pidió, tú dijiste que sí, y el producto no estaba.
- Compras de más: Pides mercadería “por si acaso” porque no tienes claro qué te falta.
- Productos vencidos o deteriorados: Descubres cosas al fondo de la bodega que ya no puedes vender.
- Los números no cuadran: Lo que dice tu planilla (si la tienes) no coincide con lo que hay en la bodega.
Si marcaste dos o más, tu inventario necesita atención urgente.
Métodos de control: cuaderno vs planilla vs software
El cuaderno
Es el método más básico. Anotas lo que entra y lo que sale. El problema: es lento, se pierde información, no puedes hacer búsquedas y no te alerta cuando algo se está acabando.
La planilla Excel
Un paso adelante. Puedes hacer cálculos, filtrar y ordenar. Pero requiere actualización manual después de cada venta, se desincroniza fácilmente y no se conecta con tus boletas ni tus ventas.
El software de gestión
Es el único método que se actualiza automáticamente con cada venta. Vendes un producto → se descuenta del stock. Recibes mercadería → se suma. Sin intervención manual, sin errores de digitación.
Qué información debes registrar por cada producto
Un buen control de inventario necesita al menos estos datos:
- Nombre del producto (claro y consistente)
- Código o SKU (para identificarlo sin ambigüedad)
- Cantidad actual en stock
- Precio de compra (cuánto te costó)
- Precio de venta (cuánto cobras)
- Stock mínimo (cuándo debes reponer)
- Proveedor (a quién le compras)
- Fecha de ingreso (para rotar el inventario)
Si manejas productos perecibles, agrega la fecha de vencimiento.
Cómo hacer un inventario físico (paso a paso)
Al menos una vez al mes deberías hacer un conteo físico para verificar que tus registros coincidan con la realidad.
- Elige un momento de baja actividad (antes de abrir o después de cerrar).
- Imprime o prepara tu listado de productos con las cantidades que deberían haber.
- Cuenta físicamente cada producto y anota la cantidad real.
- Compara lo que dice tu registro con lo que contaste.
- Investiga las diferencias: ¿se vendió y no se registró? ¿se dañó? ¿se perdió?
- Actualiza tu registro con las cantidades reales.
Este proceso es tedioso, pero es la única forma de detectar pérdidas a tiempo.
Errores comunes en el manejo de inventario
- No registrar las ventas al momento: “Después lo anoto” es el inicio de todos los descuadres.
- Mezclar inventario personal con el del negocio: Si sacas productos para uso propio, regístralos.
- No hacer rotación (FIFO): Lo primero que entra debe ser lo primero que sale. Especialmente con productos perecibles.
- Comprar sin revisar stock: Revisas que “se está acabando” a ojo y pides de más (o de menos).
- No considerar la merma: Un porcentaje de tu inventario siempre se va a perder. Si no lo presupuestas, tus números no van a cuadrar.
Automatiza tu inventario con CERTAIN
El control de inventario no tiene por qué ser una tarea manual que te quite horas cada semana. Con CERTAIN, cada venta que emites descuenta automáticamente el producto del stock. Cada compra que registras lo suma.
Sabes en tiempo real qué tienes, qué se está acabando y qué productos se venden más. Sin planillas, sin conteos innecesarios, sin sorpresas al final del mes.
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