Cómo organizar los gastos de tu PyME y dejar de mezclar lo personal con lo del negocio
La trampa de la cuenta única: personal y negocio revueltos
Es una de las situaciones más comunes entre dueños de PyMEs en Chile: la misma cuenta bancaria sirve para pagar proveedores, recibir ventas, comprar el almuerzo, pagar el colegio de los hijos y cargar bencina.
Al final del mes, la pregunta es siempre la misma: “¿Cuánto gané realmente?”. Y la respuesta honesta suele ser: “No sé”.
Cuando los gastos personales y los del negocio se mezclan, pierdes visibilidad. No sabes cuánto te cuesta operar, cuánto margen tienes ni cuánto puedes reinvertir. Y lo que es peor: si el SII te pide justificar tus movimientos, tener todo revuelto puede traerte problemas serios.
Por qué mezclar gastos te puede traer problemas con el SII
El SII espera que los gastos que declares como empresa sean gastos reales del negocio. Si mezclas gastos personales, te arriesgas a:
- Declarar crédito fiscal por gastos personales: Si usas facturas de compras personales para reducir tu IVA, estás cometiendo una infracción.
- No poder justificar movimientos: En una fiscalización, el SII puede pedirte que expliques cada ingreso y egreso. Si todo está mezclado, es un caos.
- Diferencias en tu declaración: Si tus ventas no cuadran con tus depósitos bancarios porque hay movimientos personales de por medio, se generan alertas automáticas en el SII.
No es que el SII te persiga. Es que tener todo revuelto te pone en una posición vulnerable.
Paso 1: Separa tus cuentas bancarias
Es el cambio más simple y el más importante. Abre una cuenta corriente o cuenta vista exclusiva para tu negocio. Puede ser una cuenta RUT si estás empezando, o una cuenta empresa si ya tienes una.
Reglas básicas:
- Todos los ingresos del negocio van a la cuenta del negocio.
- Todos los gastos del negocio salen de la cuenta del negocio.
- Tu “sueldo” como dueño es una transferencia fija de la cuenta del negocio a tu cuenta personal.
- Los gastos personales NUNCA se pagan desde la cuenta del negocio.
Suena obvio, pero la mayoría de las PyMEs no lo hace.
Paso 2: Define tu sueldo como dueño
Uno de los errores más comunes es no pagarte un sueldo. Sacas plata del negocio “cuando necesitas”, sin un monto fijo ni un registro.
Define un monto mensual realista que el negocio pueda pagar. No importa si es $500.000 o $1.500.000. Lo importante es que sea fijo, registrado y consistente.
Esto te permite:
- Saber cuánto realmente gana el negocio (separado de lo que tú ganas).
- Planificar tus gastos personales sin depender de “cómo le fue al negocio este mes”.
- Demostrar ante el SII que tus retiros tienen una lógica.
Paso 3: Registra cada gasto del negocio
Todo gasto del negocio debe quedar registrado con:
- Fecha del gasto
- Monto exacto
- Categoría (insumos, arriendo, servicios, transporte, etc.)
- Comprobante (boleta o factura de respaldo)
No importa si el gasto es de $2.000 o de $200.000. Todo debe estar registrado. Los gastos chicos que “no vale la pena anotar” se acumulan y al final del mes pueden sumar cientos de miles de pesos sin explicación.
Tip: Si pagas algo en efectivo para el negocio, anótalo inmediatamente. El efectivo es el principal culpable de los descuadres.
Errores típicos al manejar las finanzas de una PyME
- Pagar gastos personales con la tarjeta del negocio: Cada vez que lo haces, contaminas tus registros.
- No registrar los gastos pequeños: Un café, un taxi, una fotocopia. Solos no importan, pero sumados son significativos.
- Prestar plata del negocio: Si sacas $200.000 “prestados” del negocio, regístralo como retiro. Y devuélvelos.
- No categorizar los gastos: Si todo es “gasto general”, no puedes analizar en qué estás gastando de más.
- Esperar al final del mes para registrar: Si anotas todo el último día, te vas a olvidar de la mitad.
Controla cada peso con CERTAIN
Separar y organizar tus gastos no tiene que ser una tarea agotadora. CERTAIN te permite registrar cada gasto del negocio al momento, categorizarlo y ver exactamente en qué se va tu plata.
Al final del mes, sabes cuánto gastaste en insumos, cuánto en arriendo, cuánto en transporte. Tus números cuadran, tu crédito fiscal está limpio y si el SII te pregunta algo, tienes todo respaldado.
Porque la claridad financiera no es un lujo: es lo que separa a los negocios que sobreviven de los que crecen. Contáctanos y te mostramos cómo.