Cómo administrar una panadería o pastelería en Chile
Detrás de cada marraqueta hay un costo que nadie calculó
Una panadería parece un negocio simple: compras harina, haces pan, lo vendes. Pero detrás de cada marraqueta hay una estructura de costos que la mayoría de los panaderos nunca calcula bien. Insumos que suben de precio cada mes, merma diaria por el pan que no se vende, producción que varía según el clima y el día de la semana.
El resultado: muchos panaderos y pasteleros trabajan 12 o 14 horas al día, mueven mucha plata, y al final del mes no saben si ganaron o perdieron. Sienten que “alcanza”, pero no tienen claridad sobre cuánto les cuesta producir cada producto, cuánto pierden en merma ni cuál es su margen real.
Si ese es tu caso, esta guía es para ti. Vamos a revisar los puntos críticos para administrar una panadería o pastelería en Chile con números claros y decisiones informadas.
Costo por producto: cuánto te cuesta realmente cada pan
El primer paso para administrar bien una panadería es saber cuánto te cuesta producir cada producto. No solo los ingredientes, sino el costo completo: insumos, energía, mano de obra y empaque.
Veamos un ejemplo con productos típicos:
| Producto | Ingredientes | Gas / Electricidad | Mano de obra | Empaque | Costo total | Precio venta | Margen |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Marraqueta (kg) | $420 | $80 | $150 | $20 | $670 | $1.200 | 44% |
| Hallulla (kg) | $450 | $80 | $150 | $20 | $700 | $1.300 | 46% |
| Queque (unidad) | $1.800 | $200 | $500 | $150 | $2.650 | $4.500 | 41% |
| Torta (unidad) | $6.500 | $350 | $2.500 | $800 | $10.150 | $18.000 | 44% |
Estos números son referenciales y varían según tu proveedor, tu horno, tu volumen y tu ubicación. Lo importante es que tú tengas tu propia tabla actualizada con tus costos reales.
La mayoría de las panaderías fijan precios por costumbre o mirando al local de al lado. Si no calculas tu costo real por producto, estás vendiendo a ciegas. Y vender a ciegas, en un rubro con márgenes ajustados, es la receta para perder plata sin darte cuenta.
Si quieres profundizar en cómo evaluar la rentabilidad de tu negocio más allá del “me alcanza”, revisa nuestra guía sobre cómo organizar los gastos de tu PyME.
El problema de la merma: el pan que nadie compró
La merma es el enemigo silencioso de toda panadería. Es el pan que horneas a las 6 de la mañana y que a las 8 de la noche sigue en la vitrina. El bizcocho que se reseca. Las galletas que se quebraron. La torta que nadie encargó.
En una panadería típica, la merma diaria puede estar entre un 5% y un 15% de la producción. Hagamos los números:
| Producción diaria | Merma (10%) | Pérdida diaria | Pérdida mensual (26 días) |
|---|---|---|---|
| $300.000 | 10% | $30.000 | $780.000 |
| $500.000 | 10% | $50.000 | $1.300.000 |
| $800.000 | 10% | $80.000 | $2.080.000 |
Si produces $500.000 diarios y tu merma es del 10%, estás perdiendo $1.300.000 al mes. Eso es plata que horneaste, que gastaste en ingredientes, gas y mano de obra, y que terminó en la basura o se vendió como “pan del día anterior” a mitad de precio.
La merma no se puede eliminar, pero sí se puede medir y reducir. El primer paso es registrarla: cuántos kilos de cada producto sobraron hoy. Sin ese dato, es imposible mejorar.
Estrategias para reducir la merma:
- Registra diariamente cuánto produces y cuánto sobra de cada producto.
- Ajusta la producción según el día de la semana (los lunes se vende menos que los sábados).
- Vende productos de día anterior con descuento, pero registra la pérdida de margen.
- Convierte sobrantes en nuevos productos: el pan del día anterior se puede transformar en tostadas, budín de pan o pan rallado.
Insumos y precios que no paran de moverse
Harina, manteca, azúcar, huevos, levadura, manjar, crema, chocolate. Los insumos de una panadería son muchos y sus precios cambian constantemente. Un saco de harina que costaba $14.000 en enero puede estar en $16.500 en abril. Los huevos suben en invierno. La manteca fluctúa con el precio internacional.
El problema: si no actualizas tus costos cuando suben los insumos, tus márgenes se achican sin que te des cuenta. Sigues vendiendo la marraqueta al mismo precio, pero te está costando más producirla. Al final del mes, la plata no alcanza y no entiendes por qué.
Lo que necesitas hacer:
- Registra cada compra de insumos con fecha, proveedor, cantidad y precio unitario.
- Revisa mensualmente cómo evolucionan tus costos de ingredientes principales.
- Recalcula el costo de tus productos cada vez que un insumo clave suba más de un 5%.
- Ajusta tus precios de venta cuando tus costos suban. No esperes a que el margen desaparezca.
Para mantener un control detallado de tus insumos y stock, te recomendamos leer nuestra guía sobre cómo controlar el inventario de tu negocio.
Un aumento de $1.500 en el saco de harina parece poco. Pero si usas 3 sacos diarios, son $4.500 al día, $117.000 al mes. Si no ajustas el precio del pan, esa plata sale de tu bolsillo.
Planificación de producción: cuánto hornear cada día
Producir de más significa merma. Producir de menos significa perder ventas. La clave está en planificar la producción según la demanda real, no según la costumbre.
Para eso necesitas datos. Durante al menos un mes, registra:
- Cuánto produces de cada producto por día.
- Cuánto vendes de cada producto por día.
- Cuánto sobra (merma).
- Qué día de la semana fue.
- Si hubo algún evento especial (feriado, lluvia, fin de mes).
Con esa información vas a descubrir patrones. Por ejemplo:
- Los lunes se vende un 20% menos de pan que los viernes.
- Los sábados se venden el doble de tortas.
- Los días de lluvia bajan las ventas de pastelería pero no las de pan.
- La primera semana del mes se vende más que la última.
Con esos patrones, puedes ajustar tu producción diaria y reducir tanto la merma como las ventas perdidas. No se trata de adivinar, se trata de mirar tus propios números y actuar en base a ellos.
Boletas electrónicas y el SII: cada pan cuenta
Cada producto que vendes en tu panadería necesita su boleta electrónica. No importa si es una marraqueta de $200 o una torta de $25.000. La obligación es la misma.
En la práctica, muchas panaderías todavía no emiten boleta por las ventas chicas en efectivo. “Son monedas”, “el cliente no la pide”, “no tengo tiempo en hora punta”. Pero con la Ley 21.713, el SII tiene cada vez más herramientas para cruzar información. Si compras 100 sacos de harina al mes pero tus ventas declaradas no cuadran con esa producción, se genera una alerta.
Las opciones son claras:
- Portal del SII: Gratis, pero lento. Emitir boleta por boleta en una panadería con 200 ventas diarias es inviable.
- Software de punto de venta: Emites la boleta al momento del cobro, en segundos. El sistema registra la venta, calcula el IVA y envía el documento al SII automáticamente.
Si quieres entender bien el proceso y los requisitos, revisa nuestra guía para emitir boletas electrónicas.
Errores que le cuestan plata a las panaderías
Estos son los errores financieros más comunes que vemos en panaderías y pastelerías:
- No costear las recetas: Sabes que una torta lleva “harta mantequilla”, pero no cuántos gramos exactos ni cuánto cuestan. Sin recetas costeadas, no hay precio correcto.
- Ignorar la merma: No registrar cuánto sobra cada día es como tapar un agujero en el bolsillo con la mano.
- No ajustar precios cuando suben los insumos: La harina subió, los huevos subieron, el gas subió, pero la marraqueta sigue al mismo precio de hace 6 meses.
- La ñapa sin control: Regalar una hallulla extra al cliente frecuente es un gesto simpático. Pero si cada vendedor regala 10 al día, son 300 hallullas al mes que nadie registró ni cobró.
- Mezclar la plata del negocio con la personal: Sacas $50.000 de la caja para un gasto personal y “después lo repones”. Eso destruye cualquier control financiero. Si este tema te suena familiar, revisa nuestra guía sobre cómo organizar los gastos de tu PyME.
- No separar los costos fijos de los variables: El arriendo lo pagas igual vendas 100 o 500 kilos. Si no lo tienes claro, no puedes calcular tu punto de equilibrio.
- Producir siempre lo mismo: Hornear la misma cantidad todos los días sin mirar las ventas reales es garantía de merma o de ventas perdidas.
Si administras otro tipo de negocio gastronómico, muchos de estos desafíos son compartidos. Puedes ver cómo se aplican en nuestra guía sobre cómo llevar las cuentas de un restaurante o café.
Gestiona tu panadería con CERTAIN
CERTAIN te permite controlar los costos de cada producto, registrar tu merma, llevar el inventario de insumos y emitir boletas electrónicas sin perder tiempo. Así sabes exactamente cuánto ganas con cada bandeja que sale del horno.
Porque hacer buen pan es tu oficio — los números son el nuestro. Contáctanos y te mostramos cómo.